Bien tenir sa comptabilité en début de carrière

Vous êtes jeunes ? Vous démarrez votre carrière professionnelle ? Voici donc pour vous quelques conseils incontournables pour bien tenir votre comptabilité. Succès garanti !

Être organisé et rigoureux. Classer les documents en différenciant les achats, et les ventes. Il faut de préférence les ranger par date ou au moins par mois. L’organisation est primordiale au départ d’une carrière professionnelle car elle permet d’acquérir durablement une rigueur à toute épreuve afin de palier tout imprévu qui viendrait dérégler le bon fonctionnement de l’entreprise. Par ailleurs, s’imposer très tôt une rigueur dans la vie professionnelle permet de s’inculquer les bons réflexes pour l’ensemble de sa carrière.

Il est important de bien connaitre ses dépenses. Tenir à jour par exemple un fichier Excel avec en entête les mentions « Libellé de la dépense », « Montant HT », « TVA », « TTC », permet aux entreprises assujetties à la TVA d’avoir un  aperçu soit de la TVA à décaisser soit du crédit de TVA dont bénéficient celles-ci. Il est préférable de faire un tableau par client puis faire un tableau croisé dynamique. Les informations présentes dans le fichier Excel doivent parfaitement correspondre aux documents papiers  fournis au comptable, afin d’unifier l’information entre l’expert-comptable et l’entreprise, et par conséquent d’éviter une perte de temps dans le processus de vérification des montants.

Dans une optique d’anticipation des contrôles, il est préférable d’accorder un soin particulier aux dépenses de restauration. L’objectif pour l’entrepreneur est double : la transparence  à l’égard de sa comptabilité et des éventuels contrôles, et une économie financière car il n’aura pas à supporter la TVA.  En effet, lors des opérations de fin d’exercice (bilan, compte de résultat…), il est possible que les cabinets ne récupèrent pas la TVA sur les documents en question. Ainsi, il apparait judicieux d’inscrire le nom du client derrière les factures associées à la restauration.

Il arrive parfois que l’expert-comptable ne puisse pas avoir une visibilité parfaite de l’association entre les différentes factures et les règlements qui leur correspondent. Par exemple, il peut arriver qu’un règlement par chèque puisse englober trois factures. Dans ce cas, l’expert-comptable n’a pas la possibilité de trouver le montant de chacune des factures car il ne dispose que d’un montant global qui manque de transparence. Il devient donc impératif de pouvoir faire correspondre ces règlements avec les différentes factures émises ou reçues. Une pratique très simple consiste à joindre par exemple les talons de chèques aux factures.

Une attention toute particulière doit être apportée à la numérotation des factures. Les numéros  de factures doivent se suivre chronologiquement afin de faciliter l’élaboration des écritures comptables qui en résulteront. Lorsqu’une erreur survient dans l’élaboration de la facture ou dans l’écriture qui lui est associée, il ne faut surtout pas la supprimer, mais l’annuler par un avoir.

Ne pas confondre les dépenses personnelles et professionnelles ! Tout entrepreneur pourrait être naturellement tenté de bénéficier de la couverture de l’entreprise pour y inclure ses achats personnels afin d’en augmenter les charges et donc d’en diminuer le résultat global. C’est un trop gros risque à prendre car les pénalités qui en résulteraient en cas de contrôle sont lourdes : nous parlons ici de redressement fiscal, mesure pénale avec laquelle le droit français est généralement très sévère. Exemple : un avocat qui achète une machine à laver et inclut la facture dans les dépenses de l’entreprise s’expose à un risque vis-à-vis des éventuels contrôles.

Rester joignable et de bonne foi ! Les experts comptables ne sont pas là pour embêter l’entrepreneur mais au contraire pour lui apporter son expertise afin d’éviter d’éventuelles pénalités et/ ou majorations de retard. Il a aussi pour fonction indirecte de remettre éventuellement de l’ordre dans les méthodes de traitement comptable de l’entreprise.

Tenir compte des conseils de l’expert-comptable. Sa formation et son expérience  lui permettent de donner des conseils très professionnels et avisés.
Remettre au comptable en temps et en heure les documents nécessaires aux opérations de fin d’exercice. En effet, tout retard pourrait engendrer des pénalités et/ou des majorations.
Communiquer de préférence par mail. Il est important d’avoir toujours une trace écrite des différents échanges notamment en cas de litige.

Avoir un minimum de trésorerie pour pallier d’éventuelles difficultés d’ordre financier. Il s’agit d’une sécurité pour la bonne santé de l’entreprise qui lui permet de disposer d’une marge de manœuvre plus large et par la même occasion de se focaliser plus sereinement sur le développement de son entreprise.
Savoir bien s’entourer. Avoir des contacts dans le domaine comptable, des commissaires aux comptes, des avocats, etc, peut permettre d’obtenir un meilleur traitement des dossiers de l’entreprise.

Alima Bong

Apprentie Comptable chez SAUR ESSYM (Ecole Supérieure Des Systèmes De Management) – École De La CCI De Paris IDF